Poradniki › KPiR

KPiR krok po kroku — jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) to ewidencja przedsiębiorców na skali podatkowej i podatku liniowym. Z niej wynika dochód, a więc zaliczka na PIT i składka zdrowotna. Ryczałtowcy prowadzą zamiast niej ewidencję przychodów.

Kto prowadzi KPiR

Osoby fizyczne prowadzące działalność (oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych), których przychody za poprzedni rok nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro. Powyżej tego progu obowiązują pełne księgi rachunkowe. Nie trzeba zawiadamiać urzędu o założeniu księgi — zakładasz ją na dzień rozpoczęcia działalności albo 1 stycznia.

17 kolumn księgi

Czynny podatnik VAT księguje kwoty netto; podatnik zwolniony — brutto (VAT z zakupów jest wtedy jego kosztem).

Na podstawie czego księgujesz

• Faktury (w tym pobrane z KSeF), rachunki, faktury korygujące, noty księgowe.
• Dowody wewnętrzne — dla kosztów bez faktury: diety z podróży służbowych, opłaty skarbowe, część kosztów mieszkania przy home office, zakup od osoby prywatnej.
• Dzienne zestawienie sprzedaży — dla sprzedaży bez faktury (np. dla konsumentów bez kasy fiskalnej) oraz raport z kasy fiskalnej.
• Wyciąg bankowy — jako dowód opłat bankowych i odsetek.
• Paragon — dla ściśle określonych zakupów (np. materiały biurowe, paliwo za granicą), po uzupełnieniu o dane nabywcy.

Kiedy wpisać przychód, a kiedy koszt

Przychód powstaje w dniu wydania towaru lub wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury albo otrzymania zapłaty — co pierwsze. Zaliczka na poczet przyszłej usługi przychodem jeszcze nie jest.

Koszty ujmujesz jedną z dwóch metod, konsekwentnie przez cały rok:

• metoda uproszczona (kasowa) — koszt w dniu wystawienia faktury kosztowej, bez rozliczania na przełomie lat; wybiera ją większość JDG,
• metoda memoriałowa — koszty bezpośrednie w roku przychodu, którego dotyczą, koszty pośrednie proporcjonalnie do okresu (np. polisa roczna dzielona na dwa lata).

Wyjątki niezależne od metody: wynagrodzenia pracowników — w miesiącu, za który są należne, jeśli wypłacono je w terminie; składki ZUS — w dacie zapłaty; amortyzacja — co miesiąc odpisem.

Spis z natury

Jeśli handlujesz towarami lub używasz materiałów, sporządzasz spis z natury na 1 stycznia i 31 grudnia (oraz na dzień rozpoczęcia i likwidacji). Różnica między remanentem końcowym a początkowym koryguje koszty roku. Firma usługowa bez zapasów wpisuje spis o wartości 0 zł.

Elektroniczna KPiR i JPK_PKPIR

• Od 1 stycznia 2026 r. czynni podatnicy VAT prowadzą KPiR wyłącznie w formie elektronicznej i po zakończeniu roku wysyłają plik JPK_PKPIR do urzędu — w terminie zeznania rocznego, czyli za 2026 r. do 30 kwietnia 2027. Pozostali prowadzący KPiR dołączają od 2027 r.
• Zapisy prowadzisz chronologicznie i na bieżąco; gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe, wpisy za miesiąc muszą być do 20. dnia następnego miesiąca.
• Błąd poprawiasz przez skreślenie i wpis nowej treści z datą i podpisem albo wpisem korygującym — nigdy przez usunięcie zapisu.
• Księgę i dowody przechowujesz 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych — obowiązek prowadzenia KPiR, limit 2 mln euro, forma elektroniczna i JPK_PKPIR (art. 24a), moment powstania przychodu (art. 14 ust. 1c), potrącanie kosztów (art. 22 ust. 4–6b).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów — wzór księgi, objaśnienia do kolumn, dowody księgowe, spis z natury, terminy zapisów.
• Ustawa z 29.08.1997 r. — Ordynacja podatkowa — przechowywanie ksiąg (art. 86 § 1), JPK (art. 193a).
• Struktura JPK_PKPIR i objaśnienia: podatki.gov.pl.

Stan prawny: 8 października 2026. Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.