Poradniki › Koszty w JDG

Koszty uzyskania przychodu w JDG — co można wrzucić w koszty

Na skali i liniowym każdy koszt obniża dochód, a więc i podatek. Zasada ogólna z ustawy o PIT: kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu (albo zachowania czy zabezpieczenia jego źródła), który nie znajduje się na liście wyłączeń. W praktyce — musisz umieć obronić związek wydatku z działalnością.

Typowe koszty w JDG

• Sprzęt i wyposażenie — komputer, monitor, telefon, biurko; do 10 000 zł jednorazowo w koszty, drożej — przez amortyzację. Limit liczysz w wartości netto, jeśli odliczasz VAT, i w brutto, jeśli VAT-u nie odliczasz.
• Oprogramowanie i subskrypcje — licencje, chmura, hosting, aplikacja do księgowości, domena.
• Telefon i internet — abonament firmowy w całości; prywatny — w części odpowiadającej użytkowi firmowemu.
• Home office — proporcjonalna część czynszu, prądu i ogrzewania, jeśli wydzielisz część mieszkania na działalność.
• Rozwój — kursy, szkolenia, książki branżowe, konferencje (związane z profilem działalności).
• Usługi obce — podwykonawcy, grafik, prawnik, marketing, biuro rachunkowe.
• Składki ZUS społeczne — w koszty albo odliczenie od dochodu; na liniowym dodatkowo składka zdrowotna do limitu 14 100 zł rocznie (2026).

Samochód osobowy — dwie osobne sprawy

Auto rozlicza się w dwóch niezależnych wątkach: bieżąca eksploatacja (paliwo, serwis, opony, myjnia) oraz wartość samego pojazdu (amortyzacja albo raty leasingu). Procenty poniżej dotyczą wyłącznie eksploatacji.

Wartość pojazdu rozlicza się do limitu, a od 1 stycznia 2026 r. limit zależy od emisji CO₂ — wcześniej dla wszystkich aut spalinowych wynosił 150 000 zł:

Uwaga na przepis przejściowy — działa tylko w jedną stronę. Samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych do 31 grudnia 2025 r. zachowuje dotychczasowy limit (150 000 zł, a dla elektryka 225 000 zł). Przy leasingu, najmie i dzierżawie takiej ochrony nie ma: według stanowiska Ministerstwa Finansów nowe limity obejmują od 1 stycznia 2026 r. także umowy zawarte wcześniej. Jeśli w 2025 r. wziąłeś w leasing auto spalinowe droższe niż 100 000 zł, od 2026 r. rozliczysz mniejszą część rat niż zakładała umowa — warto przeliczyć raty przed zamknięciem miesiąca.

Limit stosuje się proporcjonalnie: przy aucie za 150 000 zł i limicie 100 000 zł kosztem są dwie trzecie każdej raty w części dotyczącej wartości pojazdu (część odsetkowa i opłaty eksploatacyjne rządzą się własnymi zasadami).

Czego w koszty wrzucić nie można

• wydatków osobistych (ubrania „cywilne”, prywatne wyjazdy, okulary korekcyjne),
• reprezentacji — w szczególności alkoholu i wystawnych kolacji z kontrahentami (zwykłe spotkanie przy kawie/obiedzie bywa bronione jako zwykły koszt — ostrożnie),
• kar umownych i grzywien, odsetek budżetowych,
• składki zdrowotnej na skali podatkowej,
• wartości własnej pracy przedsiębiorcy.

Jak dokumentować

• Podstawa to faktura na firmę (z NIP) — od 2026 r. faktury B2B trafiają do KSeF, skąd można je pobrać do ewidencji kosztów zamiast przepisywać ręcznie.
• Paragon z NIP do 450 zł działa jak faktura uproszczona.
• Wydatek księgujesz w KPiR w miesiącu poniesienia; dokumenty przechowujesz 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych — definicja kosztu (art. 22 ust. 1), jednorazowe ujęcie sprzętu do 10 000 zł (art. 22d), reprezentacja (art. 23 ust. 1 pkt 23), eksploatacja aut 20% i 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a), limity wartości auta przy amortyzacji i leasingu wg emisji CO₂ (art. 23 ust. 1 pkt 4 i 47a), limit odliczenia składki zdrowotnej na podatku liniowym (art. 23 ust. 1 pkt 58).
• Ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług — odliczenie 50% albo 100% VAT od wydatków samochodowych i zgłoszenie VAT-26 (art. 86a), faktura uproszczona do 450 zł (art. 106e ust. 5 pkt 3).
• Ustawa z 29.08.1997 r. — Ordynacja podatkowa — okres przechowywania dokumentów (art. 86 § 1).
• Brak przepisu przejściowego dla umów leasingu zawartych przed 2026 r.: stanowisko Ministerstwa Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską nr 12000, omówione na prawo.pl.
• Objaśnienia i formularze: podatki.gov.pl.

Stan prawny: 9 sierpnia 2026. Na ryczałcie kosztów nie odliczasz w ogóle — jeśli masz ich dużo, przelicz, czy skala albo liniowy nie wyjdą korzystniej. Treść informacyjna — nie stanowi porady podatkowej.