Poradniki › KSeF 2026

KSeF w 2026 dla JDG — od kiedy obowiązkowy i jak zacząć

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma, przez którą przechodzą faktury ustrukturyzowane. W 2026 roku wystawianie faktur w KSeF stało się obowiązkowe — papierowa faktura czy zwykły PDF przestały wystarczać w obrocie między firmami.

Terminy — kogo i od kiedy obowiązuje

Jeśli prowadzisz JDG i wystawiasz faktury innym firmom — obowiązek najpewniej dotyczy Cię już od 1 kwietnia 2026 r.

Co się zmienia w praktyce

• Fakturę wystawiasz w formacie ustrukturyzowanym FA(3) i wysyłasz do KSeF — system nadaje jej numer KSeF i dopiero wtedy uznaje się ją za wystawioną.
• Faktury zakupowe od kontrahentów również trafiają do KSeF — odbierasz je z systemu, zamiast czekać na maila czy papier.
• Numery KSeF faktur wykazuje się w ewidencji VAT (JPK_V7M w wersji 3).
• Za fakturowanie z pominięciem KSeF przewidziano kary — zaczną być nakładane od 2027 r.

Jak zacząć — krok po kroku

1. Uzyskaj certyfikat KSeF — w Aplikacji Podatnika (podatki.gov.pl) uwierzytelnij się Profilem Zaufanym i wygeneruj certyfikat dla swojego NIP.
2. Podłącz certyfikat do programu do fakturowania — w Księgowej JDG wystarczy wgrać plik certyfikatu w Ustawieniach (sekcja KSeF); dostępne jest też środowisko testowe, na którym przećwiczysz cały proces bez skutków podatkowych.
3. Wystawiaj i odbieraj — faktura sprzedażowa po jednym kliknięciu trafia do KSeF i wraca z numerem oraz UPO; faktury kosztowe importujesz z KSeF prosto do ewidencji.

Najczęstsze pytania

Czy faktury dla konsumentów (B2C) też idą do KSeF? Nie — obowiązek dotyczy obrotu między przedsiębiorcami. Fakturę dla osoby prywatnej możesz nadal wystawić poza systemem.

Co przy awarii KSeF? Przewidziano tryb offline — fakturę wystawia się z odpowiednim oznaczeniem i przesyła do systemu po przywróceniu dostępności.

Czy muszę kupować podpis kwalifikowany? Nie — dla JDG wystarczy bezpłatny certyfikat KSeF uzyskany przez Profil Zaufany.