Poradniki › KSeF 2026

KSeF w 2026 dla JDG — od kiedy obowiązkowy i jak zacząć

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma, przez którą przechodzą faktury ustrukturyzowane. W 2026 roku wystawianie faktur w KSeF stało się obowiązkowe — papierowa faktura czy zwykły PDF przestały wystarczać w obrocie między firmami.

Terminy — kogo i od kiedy obowiązuje

Jeśli prowadzisz JDG i wystawiasz faktury innym firmom — obowiązek dotyczy Cię od 1 kwietnia 2026 r.; wyjątek do 10 000 zł wygasa 1 stycznia 2027 r.

Co się zmienia w praktyce

• Fakturę wystawiasz w formacie ustrukturyzowanym FA(3) i wysyłasz do KSeF — w trybie online system nadaje jej numer KSeF i wtedy uznaje się ją za wystawioną. W trybie offline faktura powstaje poza systemem i musi zostać dosłana w ustawowym terminie.
• Faktury zakupowe od kontrahentów również trafiają do KSeF — odbierasz je z systemu, zamiast czekać na maila czy papier.
• Numery KSeF faktur wykazuje się w ewidencji VAT (JPK_V7M albo JPK_V7K w wersji 3).
• Za fakturowanie z pominięciem KSeF przewidziano kary — zaczną być nakładane od 2027 r.

Jak zacząć — krok po kroku

1. Uzyskaj certyfikat KSeF — w Aplikacji Podatnika (podatki.gov.pl) uwierzytelnij się Profilem Zaufanym i wygeneruj certyfikat dla swojego NIP.
2. Podłącz certyfikat do programu do fakturowania — w Księgowej JDG otwórz dedykowaną stronę „Połączenie z KSeF” i wgraj plik certyfikatu; dostępne jest też środowisko testowe, na którym przećwiczysz cały proces bez skutków podatkowych.
3. Wystawiaj i odbieraj — faktura sprzedażowa po jednym kliknięciu trafia do KSeF i wraca z numerem oraz UPO; faktury kosztowe importujesz z KSeF prosto do ewidencji.

Najczęstsze pytania

Czy faktury dla konsumentów (B2C) też idą do KSeF? Nie — obowiązek dotyczy obrotu między przedsiębiorcami. Fakturę dla osoby prywatnej możesz nadal wystawić poza systemem.

Co przy awarii KSeF? Przewidziano tryb offline — fakturę wystawia się z odpowiednim oznaczeniem i przesyła do systemu po przywróceniu dostępności.

Czy muszę kupować podpis kwalifikowany? Nie — dla JDG wystarczy bezpłatny certyfikat KSeF uzyskany przez Profil Zaufany.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług — Krajowy System e-Faktur (faktury ustrukturyzowane, tryb offline i awaryjny) wraz z nowelizacjami wdrażającymi obowiązkowe fakturowanie.
• Oficjalny harmonogram MF (zmodyfikowany 30.04.2026): od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF; schematy FA i dokumentacja API: ksef.podatki.gov.pl.
• Wyszukiwarka aktów: isap.sejm.gov.pl · komunikaty MF: podatki.gov.pl.

Stan prawny: 28 lipca 2026. Terminy i tryby KSeF były już przesuwane — przed decyzjami wdrożeniowymi sprawdź aktualny komunikat MF pod powyższym adresem.