Poradniki › Faktura dla JDG

Faktura dla JDG — co musi zawierać i jak wystawić ją w 2026 roku

Standardowa faktura nie musi być skomplikowana, ale nie może zabraknąć na niej danych wymaganych przez art. 106e ustawy o VAT. Część pól zależy od rodzaju transakcji, a obowiązek użycia KSeF ma własne wyjątki. Poniżej znajdziesz praktyczną checklistę dla krajowej sprzedaży B2B.

Co musi zawierać standardowa faktura VAT

1. datę wystawienia,
2. kolejny numer w ramach jednej lub kilku przyjętych serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
3. imiona i nazwiska albo nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
4. NIP sprzedawcy oraz numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla VAT — przy typowej krajowej sprzedaży B2B jest to NIP nabywcy,
5. datę dostawy, wykonania usługi albo otrzymania zapłaty przed sprzedażą, jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia,
6. nazwę towaru lub usługi oraz miarę i ilość towaru albo zakres wykonanych usług,
7. cenę jednostkową netto oraz rabaty lub obniżki nieuwzględnione w tej cenie,
8. wartość sprzedaży netto, stawkę VAT, sumę netto i kwotę podatku w podziale na stawki,
9. kwotę należności ogółem.

W szczególnych przypadkach dochodzą dodatkowe oznaczenia, np. „metoda kasowa”, „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie” albo „mechanizm podzielonej płatności”. Nie wpisuj ich automatycznie — każde ma własne ustawowe warunki.

Faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT

W 2026 r. zwolnienie podmiotowe może co do zasady przysługiwać przy wartości sprzedaży do 240 000 zł bez VAT. Limit jest proporcjonalny, jeśli działalność rozpoczęła się w trakcie roku, a niektóre towary i usługi wyłączają zwolnienie.

Faktura wystawiana na żądanie nabywcy przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 lub 9 może mieć zakres danych określony w rozporządzeniu: powinna identyfikować dokument i strony, opisywać towar lub usługę oraz podawać ilość lub zakres, cenę jednostkową i kwotę należności. W takim dokumencie nie ma obowiązku wpisywania podstawy prawnej zwolnienia podmiotowego. Podstawę zwolnienia podaje się natomiast na fakturach dokumentujących określone sprzedaże zwolnione przedmiotowo, np. na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Do kiedy wystawić fakturę

• Zasada ogólna: nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy, wykonania usługi albo otrzymania zaliczki.
• Co do zasady faktury nie wystawia się wcześniej niż 60 dni przed dostawą, usługą lub otrzymaniem zapłaty; ustawa przewiduje wyjątki, m.in. dla części świadczeń rozliczanych okresowo.
• Przy sprzedaży konsumentowi oraz sprzedaży zwolnionej faktura jest zwykle obowiązkowa dopiero na żądanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży lub otrzymania zapłaty.

Termin wystawienia dokumentu nie przesuwa daty sprzedaży ani momentu powstania obowiązku podatkowego. Dla niektórych branż i transakcji obowiązują szczególne terminy.

KSeF w praktyce w 2026 roku

• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF objął większość pozostałych przedsiębiorców po pierwszym etapie z 1 lutego. Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
• Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
• W KSeF używa się struktury FA(3). W trybie online datą wystawienia jest dzień przesłania faktury do systemu, jeśli odpowiada dacie w polu P_1. Tryby offline mają odrębne reguły.
• Numer własny faktury i numer KSeF to dwa różne identyfikatory. Numer KSeF potwierdza przyjęcie dokumentu przez system i służy m.in. do jego odbioru oraz weryfikacji.
• PDF może być czytelną wizualizacją danych faktury, ale nie zastępuje wymaganej faktury ustrukturyzowanej. Przy przekazywaniu wizualizacji poza KSeF trzeba stosować właściwe kody QR.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług — obowiązek wystawienia i żądanie nabywcy (art. 106b), elementy faktury (art. 106e), terminy (art. 106i), zasady KSeF (m.in. art. 106ga–106nh) i zwolnienie podmiotowe (art. 113).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur — zakres danych faktury dokumentującej sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 (§ 3 pkt 1), ze zmianami.
• Ministerstwo Finansów: podstawy prawne i kluczowe terminy KSeF — etapy obowiązku, wyjątek do 10 000 zł i zasady dla faktur konsumenckich.
• Ministerstwo Finansów: faktura ustrukturyzowana i FA(3) — data wystawienia, numer KSeF i wizualizacja faktury.
• podatki.gov.pl: zwolnienie podmiotowe z VAT — limit i warunki obowiązujące w 2026 r.

Stan prawny: 12 września 2026. Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.